LA DERNIERE REUNION

ASSOCIATION FAMILIALE GENEAU DE LAMARLIERE-CALAIS

Compte-rendu de la réunion du comité, monastère de Belval, le 19 Mars 2011

Sont présents : Hervé Sergeant, Jacques Maillard, Françoise Deswarte, Rémy Calais, Jacques et Thérèse Dussosoy, Geneviève Pomart, Elisabeth et Vincent Demoury, Jean-Marie et Marie-Paule Deneuville (groupe Bodart Géneau de Lamarlière), Antoine Bavière, Isabelle Bavière (groupe Bavière), Bernard et Marie-Ange Legrain, Geneviève Devernay, Michel Calais (groupe Nielles), Marie-Josèphe Bodart, Colette Lelong, Anne Chatel , Monique Géneau de Lamarlière, Jean-Paul et Elisabeth Sergent, Monique Porcari , André et Marie-Jo Bavière

Sont excusés: Odile Chombart, Françoise Maillard, Geneviève-Marie Boniface, Dominique Calais-Beaumeister, Antoine Muchery , Sœur Geneviève Varlet, Monique Muchery Géneau de Lamarlière, Etienne Lengagne, Marie-Paule Detournay, Rosalie et René Geneau de Lamarlière, Cécile Fauquenois , Anne de Lamarlière, Elizabeth Sergent, Cécile Vermunt (groupe Frécambault), Odile Defossez-Calais (groupe Calais Bessodes), Henri Stoven.

La séance débute à 14 h 50

1. Point sur les finances par Bernard Legrain
- Coût de la journée d’Audinghen
Les différents frais s’élèvent à 4414 euros. Les inscriptions pour cette journée (371 inscrits) ont apporté 1735 euros, soit un coût global de 2680 euros (chiffres arrondis !)
Le résultat de l’année est négatif suite à cette journée de 2393 euros. Le Bonjour les Cousins spécial Audinghen a coûté aussi plus cher pour la publication. Néanmoins, la trésorerie à ce jour est autour de 10000 euros. Depuis le 1er Janvier, le trésorier a reçu 142 cotisations. Un livret A a été ouvert le 1er Février.

2. Place aux groupes constitués dans notre organisation
Un temps de parole sera donné à chaque réunion de comité aux différents groupes. Plusieurs groupes étaient représentés ce jour.
- Groupe Boutroy et Muchery Calais: Le groupe se dit en difficulté. Il n’y a pas assez de jeunes impliqués. Les jeunes sont beaucoup intéressés par le site d’Hubert. Les informations, notamment les naissances transitent par le site.
Hervé rappelle qu’un groupe peut vivre avec 2 à 3 personnes motrices. L’essentiel est de faire exister le lien. Il n’y a pas obligation de réaliser une réunion du groupe chaque année.
- Groupe Bavière: 49 foyers, 25 cotisations dans l’année. La cotisation est à 15 euros. Un petit journal (Norrent Express) est réalisé 1 à 2 fois par an. 2 jeunes ont pris les postes de secrétaire et de trésorier.
En 2009, week end familial à Nouan le fuselier. Les 12 frères et sœurs étaient présents, avec quelques neveux et petits neveux.
Cette année, un week end familial est organisé dans le nord.
- Groupe « 32 » : Contacter Marc-Paul pour avoir des nouvelles.
- Groupe Maillard Bonvoisin : une réunion est organisée par an.
- Groupe Bodart : Une réunion a eu lieu en 2009. Peu de monde avait participé à Audinghen
- Groupe Nielles : 350 membres, une centaine de foyers, 55 cotisants.
Une famille regroupe 110 personnes. Le bulletin « Echo de Nieilles » est donné à chacun.
Une réunion a eu lieu en 1988, puis en 2008
En conclusion, nous pouvons observer différents fonctionnements. Il faut prendre maintenant l’habitude de parler de groupe plutôt que de branche.

3. Synthèse du groupe de travail (Hervé Sergeant et Jacques Maillard) sur la notion de groupe
Le groupe doit être structuré avec un président, un trésorier et un secrétaire. Il faut essayer de mettre en place une réunion et utiliser les moyens de communication dans le groupe par mail ou journal..
On différencie le groupe constitué et le groupe en cours de constitution. Un seul critère a été retenu pour qu’il soit dit constitué : Collecte des cotisations par le groupe .
Pour chaque groupe constitué, Bernard Legrain rétrocède 2 euros par adhérent sur demande du groupe.
Un groupe en cours de constitution peut également demander une aide financière pour aider à la mise en place de ce groupe et à son fonctionnement(ex frais de timbres), soit 2euros par cotisant.
Pour assouplir le fonctionnement, l’ouverture d’un compte bancaire n’est pas obligatoire.

4. Synthèse du groupe des 5
Le travail des responsables de correspondants de branches n’est pas simple . Il est difficile d’avoir des réponses. Il faudra redéfinir la fonction de correspondant de branche. Il est important de trouver un remplaçant quand un correspondant veut cesser sa fonction…

5. Le fichier informatique
Le souhait est de centraliser les informations. Rémy Calais présente le fichier généalogique(logiciel « Généanet » )qui est sécurisé. Les informations peuvent être rentrées à plusieurs, ce qui permet de répartir le travail. Un forum sera mis en place pour envoyer les demandes de modifications.
Existence de 2 codes : un pour consulter et un autre pour les administrateurs (Rémy Calais, Hervé Sergeant, Hubert Géneau , Bernard Legrain, Le club des 5)
Rémy Calais est le propriétaire de l’arbre généalogique. Il est le seul à pouvoir modifier la structure.
Le fichier adresses est en gestation. Sur le plan légal, on ne peut pas mélanger le fichier adresses avec le fichier généalogique. le fichier adresses sera accessible à ceux qui ont accès à l’arbre généalogique. Il y aura une demande de code d’accès à réaliser sur un formulaire spécifique. Des données précises seront demandées, de façon à sécuriser au maximum. Une concertation étroite sera réalisée entre Rémy et Hubert pour la gestion de ces 2 sites qui, tout en ayant des particularités distinctes, devront être parfaitement articulés.
Le site d’Hubert draine beaucoup d’informations. Il est très actif au niveau des jeunes avec le lien de Facebook. Il faudrait cependant voir pour changer l’identifiant et le mot de passe chaque année pour éviter une trop grande divulgation.

6. Bonjour les Cousins.
Date limite pour l’envoi des articles le 1er Mai. Il est rappelé à chaque responsable de rubrique d’envoyer un petit article.

7. Conférence sur l’histoire de la famille en 2012.
La date est bloquée pour le 1er samedi de Juillet 2012. Cette conférence partira de la richesse des informations recueillies pour la mise en place de la journée Audinghen
Michel Parenty, historien du boulonnais doit être contacté. La journée pourrait se bâtir ainsi : conférence , expo le matin
Puis déjeuner et promenade l’après midi. Le lieu reste à définir.

La date de la prochaine réunion du comité de Belval aura lieu le 24 Septembre 2011 à 14h30. Il n’y a plus de possibilité d’accueil à partir du 1er octobre. Il faudra rechercher un autre lieu pour mars 2012.
La célébration aura donc lieu le 24 septembre, peut être en fin de matinée.

La réunion débutée à 14h50 s’est terminée à 17H45

La secrétaire

Marie-Jo Bavière